The Secret to Creating a Visually Appealing Excel Spreadsheet
Not only does it make things look nicer, but it also helps focus attention on what truly matters, making it easier for everyone to engage with the content.
Terkadang saat membuat laporan atau tabel di Excel, dihadapkan pada situasi di mana klien atau bos tidak menyukai warna atau format yang digunakan. Mengubah semuanya secara manual tentu memakan waktu dan melelahkan. Padahal, memformat data dengan rapi bukan hanya mempercantik tampilan, tetapi juga membantu untuk lebih fokus pada informasi yang benar-benar penting.
Creating Styles for Formatting Efficiency
Style disini dimaksudkan tampilan warna pada cell tertentu. Langkah untuk membuat style pada table adalah:
- Pilih cell dengan format yang ingin digunakan sebagai contoh (contoh format meliputi font, warna, perataan, dan border).
- Klik New Cell Style di dalam tombol Cell Styles pada tab Home — group Styles.
- Dari perintah di atas akan ditampilkan kotak dialog Style.
- Elemen format dalam fitur Cell Styles di Excel mencakup berbagai aspek tampilan cell. Berikut adalah daftar elemen format beserta fungsinya:
- 1. Number (Format Angka) → Fungsi: Menentukan cara tampilan data numerik, termasuk format angka, mata uang, tanggal, waktu, atau teks. Contoh: Mata uang (Rp), angka desimal (2 tempat), atau format tanggal (DD-MM-YYYY).
- 2. Alignment (Perataan) → Fungsi: Mengatur posisi teks dalam cell, termasuk perataan horizontal (kiri, tengah, kanan) dan vertikal (atas, tengah, bawah). Juga dapat mencakup orientasi teks dan indentasi. Contoh: Teks rata tengah atau teks miring 45°.
- 3. Font → Fungsi: Mengatur jenis, ukuran, warna, dan gaya huruf (tebal, miring, garis bawah) untuk teks dalam cell. Contoh: Arial, 12 pt, Bold, Italic.
- 4. Border (Batas/Sisipan Garis) → Fungsi: Menambahkan garis di sekitar cell atau antar cell untuk memperjelas batas data. Contoh: Garis tebal di sisi atas dan bawah cell.
- 5. Fill (Isian/Background) → Fungsi: Memberikan warna latar belakang atau pola pada cell. Contoh: Latar belakang kuning dengan pola titik-titik.
- 6. Protection (Perlindungan) → Fungsi: Menentukan apakah cell dapat diedit atau diproteksi (dengan fitur protect sheet). Contoh: Cell dikunci untuk mencegah pengeditan.
- Selanjutnya, klik Format pada kotak dialog Style. Digunakan warna biru sebagai latar belakang pada cell dengan mengaturnya di fitur Fill. Klik OK.
- Karena hanya ingin memformat warna latar belakang cell; Number, Alignment, Font, dan Border di unchecklist agar tidak terikut. Ketikkan nama style baru pada kotak isian Style name. Klik OK.
- Pilih cell yang ingin diubah formatnya. Gunakan CTRL keyboard agar dapat menyeleksi multiple cell. Pilih Custom pada New Cell Style yang telah dibuat. Disini Test Medium sebagai Custom tersebut, klik dan akan mengalami perubahan pada cell yang dipilih.
- Untuk mengubah warna latar belakang menjadi warna hijau. Klik Test Medium dan akan muncul pilihan. Klik Modify dan mengubahnya pada format Fill.
The Power of Conditional Formatting
Pada dasarnya Format Kondisi (Conditional Formatting) berfungsi untuk memformat tabel-tabel data berdasarkan kriteria atau kondisi khusus. Fasilitas ini juga mampu digunakan untuk memformat data dengan tatanan format yang unik dan menarik dengan berbagai pilihan format.
Memformat tabel dengan Highlight Cells Rules yang dimana diatur berdasarkan operasi perbandingan data: antara data-data cell dengan nilai n yang diberikan.
Opsi dalam Highlight Cells Rules:
- Greater Than / Less Than: Menyoroti nilai yang lebih besar atau lebih kecil dari angka tertentu. Contoh: Soroti cell dengan nilai lebih dari 50.
- Between: Menyoroti nilai yang berada di antara dua angka. Contoh: Soroti nilai antara 10 dan 20.
- Equal To: Menyoroti cell dengan nilai yang sama persis dengan angka atau teks tertentu. Contoh: Soroti cell yang berisi kata “Lulus.”
- Text that Contains: Menyoroti cell yang mengandung teks tertentu. Contoh: Soroti cell yang mengandung kata “Pending.”
- A Date Occurring: Menyoroti tanggal berdasarkan kondisi tertentu. Contoh: Soroti tanggal dalam minggu ini atau bulan lalu.
- Duplicate Values: Menyoroti nilai yang muncul lebih dari sekali (duplikasi). Contoh: Soroti cell yang memiliki angka atau teks yang sama.
Langkah untuk memformat tabel dengan Highlight Cells Rules adalah:
Pilih rentang data atau tabel. Misal, rentang data cell H4:H13. Klik Conditional Formatting, pilih Highlight Cells Rules. Sebagai contoh, pilih Greater Than. Disini menyoroti nilai cell dengan nilai lebih dari 10%.
Cara lain yang lebih kompleks untuk memformat tabel adalah:
Pilih rentang data atau tabel. Misal, rentang data cell H4:H13. Klik Conditional Formatting, pilih New Rule untuk menentukan batasan nilai dan format yang akan dipasang, sehingga tampil kotak dialog New Formatting Rule. Sebagai contoh, pilih Use a formula to determine which cells to format untuk memformat data yang memiliki nilai dibawah 9%. Klik OK.
Oops, apa yang terjadi!? Nilai cell dibawah 9% seharusnya berwarna biru. Klik kembali Conditional Formatting dan pilih Manager Rules. Terdapat Edit Rules pada kotak dialog Conditional Formatting Rules Manager. Dengan menghapus tanda $ pada cell, bertujuan membaca seluruh rentang data cell dengan baik oleh formula.
Ini saat memudahkan dalam membaca data tersebut, bila nilai data diubah formatnya akan menyesuaikan.
Dengan fitur ini, tidak hanya dapat menghemat waktu, tetapi juga memastikan laporan selalu terlihat profesional dan sesuai dengan preferensi siapa pun. Selamat mencoba!
References
